Порядок оформлення прийому іноземних гостей здійснюється на підставі Положення
Структурний підрозділ університету, який ініціює прийом іноземних представників і делегацій, подає відповідну службову записку ректору від керівника структурного підрозділу з корпоративної електронної пошти на домені pnu.edu.ua у електронній формі шляхом заповнення Google форми. У розділі відповідної електронної форми (службової записки) «Додатки (за потреби)» додаються скан-копії документів, які є підставою для прийому іноземних представників і делегацій (наказ або лист Міністерства освіти і науки України щодо прийому іноземців, договір або робоча програма міжуніверситетського співробітництва, копія наказу університету про проведення міжнародної конференції, лист-запрошення, грантова угода тощо), а також обов’язково завантажується додаткова інформація відповідно до Додатка 1 і Додатка 2 цього Порядку у форматі Word- Додаток 1, 2(зразок). або заповнення Google форми.
Службова записка щодо запланованого візиту іноземних гостей повинна бути подана на розгляд ректору не пізніше ніж за 10 робочих днів до очікуваного візиту. Програма візиту затверджується ректором або за його дорученням проректорами в межах визначених повноважень. Загальний відділ направляє електронну копію поданого документа до відділу міжнародних зв’язків та інших структурних підрозділів університету відповідно до вказаної резолюції ректора.
Відділ міжнародних зв’язків здійснює підготовку проєкту наказу про перебування іноземних представників в університеті та координує дії підрозділів залучених до прийому гостей.
Проєкт наказу після погодження з вказаними у наказі посадовими особами подається до загального відділу на підпис ректору та для його реєстрації.
Порядок фінансування витрат на прийом і обслуговування іноземних представників і делегацій визначено в положенні університету про представницькі витрати. Оплата витрат, що пов’язані з прийомом і обслуговуванням іноземних представників і делегацій як представницьких, проводиться в межах кошторису на проведення відповідного заходу на підставі складених та належно оформлених підтвердних документів із дотриманням вимог чинного законодавства.
Структурний підрозділ, який організовує прийом іноземних представників і делегацій, впродовж 5 робочих днів після закінчення прийому іноземних представників і делегацій подає до відділу міжнародних зв’язків звіт про результатами проведеного заходу (Додаток 3) або Google форма.
Відділ міжнародних зв’язків веде облік усіх ділових зустрічей з іноземними представниками і делегаціями.
Відповідальність за своєчасну розробку програми прийому іноземних представників і делегацій в університеті та за її дотримання несуть організатори заходу, а також керівники структурних підрозділів, які беруть участь у прийомі іноземних делегацій.